1. Verantwortlicher und Kontakt für Datenschutzfragen

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

HausTronic GmbH
Lehlestraße 42
73035 Göppingen
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Gerhard Schreier
Telefon: 07161 / 987557-0
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist Matthias Schreier. Sie erreichen ihn unter den vorstehenden Kontaktdaten; bei schriftlichen Anfragen können Sie den Zusatz „Datenschutz“ verwenden.

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website sowie bei Anfragen, Terminbuchungen und der Bearbeitung von Kundenaufträgen. Sie umfasst auch unsere Bürosoftware Labelwin und den KI-Telefonassistenten von Label Software. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

2. Bereitstellung der Website und technische Protokolle

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser technisch erforderliche Daten an den Webserver. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien, übertragene Datenmenge, Status- und Fehlermeldungen, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite, soweit Ihr Browser diese Information übermittelt.

Wir verarbeiten diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten sowie Fehler, Angriffe und Missbrauch zu erkennen und zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einem sicheren und verlässlichen Internetauftritt. Empfänger sind die mit Hosting, technischer Betreuung und IT-Sicherheit beauftragten Dienstleister, soweit ihre Tätigkeit einen Zugriff erfordert.

Die für die Übertragung erforderlichen Daten werden für die Dauer der Verbindung verarbeitet. Technische Protokolle werden nur für den Zeitraum vorgehalten, der zur Kontrolle des Betriebs und zur Erkennung und Untersuchung von Störungen oder Sicherheitsvorfällen erforderlich ist. Bei einem konkreten Vorfall können die dafür benötigten Protokollauszüge bis zu dessen Aufklärung und, soweit erforderlich, zur Sicherung von Rechtsansprüchen aufbewahrt werden. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Für weiter aufzubewahrende Nachweise gilt Ziffer 13.

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte Verbindung über HTTPS. Bitte übermitteln Sie über allgemeine Kontaktwege nur die für Ihr Anliegen erforderlichen Informationen.

3. Cookies und Einwilligungsverwaltung mit Cookiebot

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Diese können beispielsweise eine Sitzung zuordnen oder Ihre Datenschutzeinstellungen speichern. Soweit eine Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder ein Zugriff darauf für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der jeweils in dieser Erklärung genannten Rechtsgrundlage.

Für nicht erforderliche Technologien, insbesondere zur Analyse und Werbung, ist Ihre Einwilligung maßgeblich: § 25 Abs. 1 TDDDG für den Endgerätezugriff und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die personenbezogene Datenverarbeitung. Sie können eine Einwilligung verweigern oder jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern beziehungsweise widerrufen. Dazu dient das auf der Website erreichbare Widget „Cookie-Einstellungen“. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Zur Verwaltung und Dokumentation dieser Auswahl setzen wir Cookiebot der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, ein. Verarbeitet werden insbesondere Ihre Auswahl, deren Zeitpunkt, die zugehörige Website, eine Einwilligungskennung und technische Informationen des Browsers einschließlich der für die Verbindung erforderlichen IP-Adresse. Cookiebot speichert eine Kennung auf Ihrem Endgerät, damit Ihre Auswahl bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann.

Die Dokumentation der Einwilligung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Soweit die Speicherung einer Ablehnung und die technische Verwaltung Ihrer Auswahl betroffen sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Grundlage; unser Interesse besteht darin, Ihre Entscheidung zuverlässig umzusetzen. Der hierfür erforderliche Endgerätezugriff beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Usercentrics nennt für die bei Cookiebot gespeicherten Endnutzerdaten eine laufende Löschung zwölf Monate nach ihrer Erfassung. Davon zu unterscheiden sind Nachweise, die im Einzelfall zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich bleiben; hierfür gilt Ziffer 13. Weitere Informationen des Anbieters: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/.

4. Anfragen, Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail, telefonisch, postalisch oder persönlich kontaktieren, verarbeiten wir Ihre mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens. Dazu können Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalte sowie Angaben zum Objekt, zur Heizungs- oder Sanitäranlage, zum gewünschten Leistungsumfang und zu Terminen gehören. Bei Aufträgen kommen die erforderlichen Angebots-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten hinzu.

Zwecke sind die Beratung, Angebotserstellung, Termin- und Einsatzplanung, Durchführung und Dokumentation unserer Leistungen, Kundenkommunikation, Abrechnung sowie die Bearbeitung von Gewährleistungs- und sonstigen Ansprüchen. Pflichtangaben in Formularen sind entsprechend gekennzeichnet. Wenn für die Bearbeitung notwendige Angaben fehlen, können wir eine Anfrage oder Leistung gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten. Für den bloßen Besuch der Website ist kein Kundenkonto erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder auf Ihren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen erfolgen. Bei der Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen, Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften oder sonstigen Dritten sowie bei allgemeinen Anfragen stützen wir die erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt in einer sachgerechten Kommunikation und der geordneten Erbringung unserer Leistungen. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zur Büroorganisation, Kunden- und Auftragsverwaltung verwenden wir Labelwin der Label Software Gerald Bax GmbH, Meisenstraße 73, 33607 Bielefeld. Soweit Label im Rahmen beauftragter Dienste oder erforderlicher Betreuung Zugriff auf personenbezogene Daten erhält und diese in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die gesonderte Verarbeitung durch den KI-Telefonassistenten gilt Ziffer 5.

Kontaktdaten und Objekt- oder Auftragsangaben können uns auch von Auftraggebern, Eigentümern, Vermietern oder Hausverwaltungen übermittelt werden, etwa wenn wir einen Termin mit einer Person vor Ort abstimmen sollen. Wir verwenden diese Daten für den jeweiligen Auftrag und die dafür notwendige Abstimmung. Sie können Auskunft über die konkrete Herkunft Ihrer Daten verlangen. Soweit erforderlich, erhalten Sie die Informationen nach Art. 14 DSGVO spätestens bei unserer ersten Kontaktaufnahme, andernfalls innerhalb der gesetzlichen Frist.

Anfragedaten werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, keine sachlich zugehörigen Rückfragen mehr zu erwarten sind und kein weiterer Speichergrund besteht. Bei einem Auftrag werden die dafür erforderlichen Angaben in die Auftragsdokumentation übernommen. Für deren Aufbewahrung gilt Ziffer 13. Eine Anfrage oder Beauftragung ist für sich genommen keine Einwilligung in Werbung.

5. KI-Telefonassistent von Label Software

5.1 Zweck und Ablauf

Für die Annahme und Bearbeitung telefonischer Kundenanliegen setzen wir einen KI-Telefonassistenten von Label Software Gerald Bax GmbH, Meisenstraße 73, 33607 Bielefeld, ein. Er unterstützt die Erreichbarkeit unseres Betriebs, nimmt Rückruf- und Terminwünsche sowie Angaben zu Serviceanliegen entgegen und bereitet diese für unsere Beschäftigten auf. Bei diesem Kontakt kommunizieren Sie mit einem automatisierten System.

Die Sprache wird technisch verarbeitet und in Text umgewandelt. Aus den Gesprächsinhalten können ein Textprotokoll, eine Zusammenfassung und Angaben für die weitere Bearbeitung entstehen. Dazu gehören insbesondere Name und Rückrufnummer, Zeitpunkt des Kontakts, mitgeteilte Objekt- und Anlagendaten, die Beschreibung des Anliegens sowie Termin- oder Rückrufwünsche.

5.2 Keine Bereitstellung gespeicherter Tonaufnahmen an uns

Für unsere weitere Bearbeitung erhalten wir Textinformationen und keine gespeicherten Tonaufnahmen der Gespräche. Uns wird keine gespeicherte Audiodatei zur Wiedergabe bereitgestellt. Diese Aussage betrifft die uns zur Verfügung gestellten Gesprächsdaten. Sie bedeutet nicht, dass die Sprache während der Telefonverbindung und der Spracherkennung nicht technisch bei den beteiligten Dienstleistern verarbeitet wird.

Textprotokolle und Zusammenfassungen enthalten weiterhin personenbezogene Daten. Auch wenn uns keine Tonaufnahme vorliegt, gelten deshalb die nachstehenden Angaben zu Verarbeitung, Empfängern, Aufbewahrung und Ihren Rechten.

5.3 Rechtsgrundlagen und alternative Kontaktwege

Die Entgegennahme und strukturierte Erfassung gewöhnlicher telefonischer Serviceanliegen durch den Assistenten stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die zuverlässige Erreichbarkeit, die Vermeidung verlorener Kundenanliegen und die geordnete Vorbereitung von Rückrufen und Serviceeinsätzen. Gegenstand dieser Verarbeitung sind die für das mitgeteilte Anliegen erforderlichen Informationen.

Die anschließende Bearbeitung einer von Ihnen gewünschten Vertragsanbahnung oder eines Vertrags mit Ihnen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei anderen Ansprechpartnern gilt die in Ziffer 4 erläuterte Interessenabwägung. Eine darüber hinausgehende Verarbeitung, für die eine Einwilligung erforderlich ist, lässt sich nicht allein auf den Vertragsbezug oder das bloße Fortsetzen eines Telefonats stützen.

Sie müssen den KI-Telefonassistenten nicht nutzen. Sie können Ihr Anliegen per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder postalisch an die in Ziffer 1 genannte Anschrift richten und eine persönliche Kontaktaufnahme erbitten. Gegen die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen; hierzu finden Sie weitere Angaben in Ziffer 14.

Bitte nennen Sie dem Assistenten nur Angaben, die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Insbesondere benötigen wir dort keine Passwörter, vollständigen Zahlungsdaten oder ausführlichen Gesundheitsinformationen. Sollten für die Bearbeitung ausnahmsweise besonders sensible Informationen erforderlich sein, stimmen Sie bitte einen geeigneten persönlichen Kontaktweg mit uns ab.

5.4 Dienstleister und Verarbeitungsorte

Label verarbeitet die Daten im Rahmen des mit uns vereinbarten Auftragsverarbeitungsvertrags. Für den technischen Betrieb werden nach der zugehörigen Unterauftragnehmerliste außerdem netcup für das Server-Hosting in Deutschland, Dienste von OpenAI für die KI-Verarbeitung mit Bezug zu den USA und Dienste von Twilio für die Telefonie mit Verarbeitungsbezug zu Irland und den USA eingesetzt. Je nach Aufgabe werden diesen Dienstleistern die dafür erforderlichen Verbindungs-, Sprach- oder Textdaten zugänglich.

Der deutsche Standort des Hauptservers schließt Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht aus. Für solche Übermittlungen sieht die Vertragsdokumentation EU-Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 vor; für Twilio nennt sie ergänzend verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules). Weitere Informationen zu Drittlandübermittlungen und zum Erhalt von Garantien finden Sie in Ziffer 12.

5.5 Aufbewahrung und weitere Bearbeitung

Die Aufbewahrung der für uns verarbeiteten Gesprächsdaten richtet sich nach ihrem jeweiligen Zweck: Textprotokolle werden nur benötigt, solange das Anliegen zugeordnet, die Erfassung auf erforderliche Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und die notwendigen Angaben in die weitere Bearbeitung übernommen werden. Danach werden nicht mehr benötigte vollständige Verläufe und überschüssige Angaben gelöscht. Eine gesonderte Aufbewahrung kommt nur in Betracht, soweit der konkrete Inhalt zur weiteren Bearbeitung, zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

In die Kunden- oder Auftragsdokumentation übernommene Angaben unterliegen den Regeln in Ziffer 13. Technische Verbindungs- und Fehlerdaten sind von den Gesprächsinhalten zu unterscheiden. Ihre Aufbewahrung dient nur der erforderlichen Bereitstellung, Sicherheit, Fehlerbehebung und gegebenenfalls Abrechnung des Dienstes. Der Wegfall dieses Zwecks ist maßgeblich für ihre Löschung; gesetzliche Pflichten und konkret erforderliche Nachweise bleiben vorbehalten.

Die KI-Aufbereitung dient der Vorbereitung unserer Bearbeitung. Sie kann Fehler enthalten. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Ihr Anliegen falsch oder unvollständig erfasst wurde. Die hier beschriebene Erfassung und Zusammenfassung stellt für sich genommen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO dar.

6. Online-Terminbuchung mit Terminland

Für die Online-Terminbuchung verwenden wir Terminland der Terminland GmbH, Kreuzberger Ring 44a, 65205 Wiesbaden. Auf der Buchungsseite wird die Buchungsoberfläche von Terminland bereitgestellt. Dabei verarbeitet Terminland die technisch erforderlichen Verbindungs- und Sitzungsdaten sowie die von Ihnen eingegebenen Buchungsangaben, insbesondere Kontaktdaten, Terminart, gewünschten Zeitpunkt und Angaben zum Anlass.

Zweck ist die Bereitstellung, Abstimmung und Verwaltung des von Ihnen gewünschten Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag mit Ihnen oder eine von Ihnen gewünschte Vertragsanbahnung geht. Bei anderen Ansprechpartnern beruht die erforderliche Terminorganisation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht in einer verlässlichen Einsatz- und Terminplanung. Für die ausdrücklich gewünschte Buchungsfunktion unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Zugriffe richten sich nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Buchungsdaten werden für die Vereinbarung, Durchführung und Nachbereitung des Termins verarbeitet. Nach Abschluss werden nicht mehr benötigte Buchungsdaten gelöscht; erforderliche Angaben zum Auftrag und Nachweise richten sich nach Ziffer 13. Technische Sitzungsdaten dienen der Buchungssitzung; gesonderte Sicherheitsprotokolle werden nur für die erforderliche Fehler- und Missbrauchsbearbeitung vorgehalten. Weitere Informationen: https://www.terminland.de/datenschutz/.

7. Anfrage- und Website-Dienste von Lokalleads

Wir nutzen Dienste der Lokalleads GmbH, Große Präsidentenstraße 10, 10178 Berlin, zur Unterstützung unseres Internetauftritts und der Gewinnung und Bearbeitung von Kundenanfragen. Bei der Nutzung entsprechender Anfrage- oder Angebotsfunktionen werden die von Ihnen eingegebenen Kontakt-, Gebäude-, Anlagen- und Projektangaben sowie die für die Übermittlung und Zuordnung erforderlichen technischen Daten verarbeitet. Lokalleads erhält die für den jeweils genutzten Dienst erforderlichen Angaben.

Soweit dies der von Ihnen angefragten Leistung und einem Vertrag mit Ihnen dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Für die erforderliche Bearbeitung sonstiger geschäftlicher Kontakte gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in einer sachgerechten Anfragebearbeitung und Angebotserstellung. Die Aufbewahrung der Anfragedaten richtet sich nach Ziffern 4 und 13.

Davon zu unterscheiden sind Auswertungen der Website-Nutzung und des Erfolgs von Online-Werbemaßnahmen. Hierbei können insbesondere Seitenaufrufe, Herkunft eines Besuchs, technische Browser- und Geräteinformationen sowie die Nutzung von Kontaktfunktionen verarbeitet werden. Für eine einwilligungsbedürftige Analyse und Werbeerfolgsmessung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage; für nicht erforderliche Endgerätezugriffe gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Einwilligung in die Bearbeitung einer konkreten Anfrage wird dadurch nicht automatisch auf Analyse- oder Werbezwecke erweitert.

Personenbezogene Auswertungsdaten werden nur für die jeweilige Erfolgsauswertung vorgehalten und anschließend gelöscht oder so zusammengefasst, dass ein Personenbezug entfällt, sofern kein eigenständiger Speichergrund besteht. Ihre Einwilligung können Sie über die Cookie-Einstellungen für die Zukunft widerrufen. Anbieterinformationen: https://www.lokalleads.com/datenschutz.

8. Google Analytics

Zur Analyse der Nutzung unseres Internetauftritts ist Google Analytics eingebunden. Anbieter für den Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst kann insbesondere Seitenaufrufe und Interaktionen, Zeitpunkt und Dauer der Nutzung, Herkunft des Besuchs, technische Browser- und Geräteinformationen sowie pseudonyme Kennungen verarbeiten. Beim Verbindungsaufbau wird auch die IP-Adresse technisch übermittelt. Pseudonyme Nutzungsdaten sind nicht allein deshalb anonym, weil uns kein Name angezeigt wird.

Zweck ist es, die Nutzung unserer Seiten und die Wirkung unseres Internetangebots auszuwerten. Rechtsgrundlage für die einwilligungsbedürftige Analyse ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für entsprechende Cookies und sonstige Endgerätezugriffe zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist freiwillig und kann über die Cookie-Einstellungen für die Zukunft widerrufen werden.

Empfänger können Google Ireland Limited, Google LLC in den USA sowie für Google tätige Dienstleister sein. Für den USA-Transfer nennt Google seine Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework; für nicht von einem Angemessenheitsbeschluss erfasste Übermittlungen verwendet Google Standardvertragsklauseln. Einzelheiten und Zugang zu den Garantien: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de.

Personenbezogene Analyseinformationen werden für die Auswertung der Nutzung und die daraus abgeleitete Prüfung und Verbesserung des Internetangebots vorgehalten. Nach Abschluss des jeweiligen Auswertungszwecks werden nicht mehr benötigte personenbezogene Einzelinformationen gelöscht oder anonymisiert. Nicht personenbezogene, zusammengefasste Statistiken können darüber hinaus bestehen bleiben. Das Löschen von Cookies im Browser beseitigt nicht automatisch bereits an Google übermittelte Daten; die gesetzlichen Rechte aus Ziffer 14 bleiben bestehen.

Weitere Anbieterinformationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

9. Karten und externe Links

Soweit Sie eine auf unserer Website angebotene Google-Karte aktivieren, werden zur Darstellung der Karte technische Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserinformationen und die aufgerufene Seite, an Google übermittelt. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Bei Nutzung von Kartenfunktionen können die von Ihnen eingegebenen Such- oder Routenangaben und, nach entsprechender Freigabe im Endgerät, Standortdaten hinzukommen.

Zweck ist die Darstellung unseres Standorts und die Unterstützung bei der Anfahrt. Rechtsgrundlage für die einwilligungsbedürftige Einbindung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für nicht erforderliche Endgerätezugriffe zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung können Sie über die Cookie-Einstellungen für die Zukunft widerrufen. Unsere Anschrift steht Ihnen auch ohne Kartennutzung unter Ziffer 1 zur Verfügung.

Google kann Daten auch zu den in seinen eigenen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecken verarbeiten. Auf die dortige Verarbeitung, Kontoeinstellungen und Aufbewahrung haben wir keinen vollständigen Einfluss. Für Google und mögliche USA-Übermittlungen gelten die Anbieterinformationen und Transferhinweise aus Ziffer 8.

Unsere Website enthält außerdem Links zu externen Angeboten, beispielsweise dem Heizungsrechner auf haustronic.de. Beim Aufruf eines solchen Links verlassen Sie unsere Website. Für die Verarbeitung auf dem Zielangebot gelten die dortigen Datenschutzhinweise und die dort genannten Verantwortlichkeiten.

10. Newsletter und Werbung per E-Mail

Wenn Sie sich für einen Newsletter oder den Erhalt werblicher E-Mails anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen hierfür angegebenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit den Anforderungen des § 7 UWG. Bei einer Anmeldung mit Bestätigungs-E-Mail dient die Bestätigung zugleich dem Nachweis, dass die angegebene Adresse von Ihnen verwendet wird.

Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, insbesondere über eine angebotene Abmeldemöglichkeit oder per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! Nach der Abmeldung werden Ihre Daten aus der aktiven Versandliste entfernt. Erforderliche Nachweise über eine Anmeldung und einen Widerruf werden ausschließlich für gesetzliche Nachweispflichten und die Rechtsverteidigung vorgehalten. Ein erforderlicher Sperrvermerk dient dazu, Ihren Werbewiderspruch zu beachten. Für diese beschränkte Aufbewahrung gilt Ziffer 13.

11. Weitere Empfänger und Auftragsverarbeitung

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die für die jeweilige Aufgabe zuständigen Personen Zugriff auf die dafür erforderlichen Daten. Außerhalb unseres Unternehmens kommen neben den vorstehend genannten Anbietern insbesondere folgende Empfängerkategorien in Betracht: IT-, Hosting-, Kommunikations- und Wartungsdienstleister; erforderliche ausführende Fachbetriebe, Lieferanten und Hersteller; Banken und Zahlungsdienstleister; Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Versicherungen sowie Behörden und Gerichte bei einer rechtlichen Verpflichtung oder einem zulässigen Verfahren.

Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingebunden. Andere Empfänger, etwa Behörden oder beruflich eigenverantwortliche Berater, können für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich sein. Eine gesellschaftsrechtliche oder geschäftliche Verbindung zu einem anderen Unternehmen berechtigt für sich genommen nicht zum Zugriff auf Kundendaten.

12. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei den ausdrücklich genannten internationalen Diensten kann es zu einer Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere in den USA. Auch ein Fernzugriff aus einem Drittland kann eine solche Übermittlung darstellen.

Hierfür ist neben einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO erforderlich. Bei einem einschlägigen Angemessenheitsbeschluss erfolgt die Übermittlung nach Art. 45 DSGVO. Beim EU-U.S. Data Privacy Framework gilt dies nur für entsprechend zertifizierte Empfänger und erfasste Datenverarbeitungen. Fehlt eine solche Grundlage, kommen insbesondere die vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen nach Art. 46 DSGVO in Betracht. Für die Label-Unterauftragnehmer sind die in Ziffer 5.4 genannten Vertragsgarantien maßgeblich.

Informationen über die für eine konkrete Übermittlung verwendeten Garantien sowie eine Kopie der einschlägigen Vertragsregelungen können Sie über die Kontaktdaten in Ziffer 1 anfordern. Schutzbedürftige Angaben Dritter können dabei geschwärzt werden. Die bei den jeweiligen Diensten verlinkten Informationen ermöglichen ebenfalls den Zugang zu den dort beschriebenen Transfergarantien.

13. Aufbewahrung und Löschung

Wir unterscheiden zwischen vorübergehend benötigten Kommunikations- und Technikdaten, erforderlichen Vertragsunterlagen und gesetzlich aufzubewahrenden Nachweisen. Maßgeblich sind der konkrete Zweck und Inhalt des jeweiligen Datensatzes. Die für einzelne Dienste beschriebenen Löschkriterien gehen allgemeinen Angaben vor.

Für Geschäftsunterlagen gelten insbesondere die Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO: Handels- und Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre, Buchungsbelege regelmäßig acht Jahre sowie bestimmte Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse regelmäßig zehn Jahre. Der Beginn richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift, beispielsweise nach dem Ende des Kalenderjahres der Entstehung, des Empfangs oder Versands eines Belegs oder der letzten Eintragung. Er knüpft nicht pauschal an das Ende jeder Kundenbeziehung an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus können konkret erforderliche Informationen für die Bearbeitung von Gewährleistungsfällen und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufbewahrt werden. Unser Interesse besteht in der Wahrung berechtigter Ansprüche und der Abwehr unberechtigter Forderungen. Die Dauer richtet sich nach der einschlägigen Verjährung und gegebenenfalls der Dauer eines laufenden Verfahrens. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre; je nach Anspruch, insbesondere bei Mängelrechten, können andere Fristen und Fristbeginne gelten.

Diese Gründe rechtfertigen keine unterschiedslose Aufbewahrung sämtlicher Kunden- oder Gesprächsdaten. Insbesondere unterliegt ein vollständiges KI-Textprotokoll nicht allein wegen seines Kundenbezugs automatisch einer sechs-, acht- oder zehnjährigen Aufbewahrung. Daten, die nur noch zu Nachweiszwecken aufbewahrt werden, werden auf diesen Zweck beschränkt. Nach Wegfall der zulässigen Speichergründe werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

14. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschließlich einer Kopie der betreffenden Daten.
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO.
• Löschung nach Art. 17 DSGVO, insbesondere wenn der Verarbeitungszweck entfällt und kein gesetzlicher oder sonstiger zulässiger Grund für die weitere Speicherung besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, etwa während der Prüfung bestrittener Daten oder eines Widerspruchs.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Das betrifft die von Ihnen bereitgestellten Daten; eine direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen erfolgt, soweit dies technisch möglich ist.
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Das gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe Widerspruch einlegen. Dies umfasst auch ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Die betroffenen Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Kontaktaufnahme über Ziffer 1. Ein bestimmtes Formular ist nicht erforderlich. Bei begründeten Zweifeln an der Identität können wir die zur Identitätsbestätigung erforderlichen zusätzlichen Informationen anfordern. Wir bearbeiten Anträge grundsätzlich innerhalb eines Monats. Soweit eine gesetzlich zulässige Fristverlängerung erforderlich ist, informieren wir Sie innerhalb dieses Monats über die Verlängerung und ihre Gründe.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefon: 0711 / 615541-0
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

15. Aktualisierung dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen oder die maßgeblichen rechtlichen Anforderungen ändern. Eine Änderung dieser Erklärung ersetzt keine erforderliche Einwilligung.

 

Stand: 09.09.2026